De receptie is het gezicht en de stem van elke organisatie. Een geautomatiseerde receptionistsoftware vereenvoudigt het hele proces van bezoekersbeheer. Of het nu de klant, kandidaat of klant voor hen is, de receptionist is het eerste contactpunt met de organisatie. Dat is de hele reden waarom ze net zo belangrijk zijn voor een bedrijf als de HR of de marketingafdeling.

Daarom is een receptionist hoofdverantwoordelijk voor een aangename ervaring vanaf het moment dat de klant de organisatie belt of binnenkomt. Maar het beheer van communicatie van aangezicht tot aangezicht, online en tijdens gesprekken kan allemaal stressvol zijn.

Diverse kantoorwerkzaamheden zoals klanten bellen, factureren, afspraken plannen, enz. Kunnen toevoegen aan hun reeds uitdagende taak. Dat is wanneer geautomatiseerde receptionist-software komt om te redden.

Hier is een korte lijst van enkele van de toonaangevende front office management softwaresystemen voor verhoogde efficiëntie in 2019.

Wat zijn de beste geautomatiseerde receptionist-tools voor pc?

Vonage zakelijke oplossingen

Vonage Business Solutions, beschikbaar als apps en downloads, helpt de bedrijfscommunicatie te verbeteren. Deze cloud-gebaseerde geautomatiseerde receptionistsoftware gaat moeiteloos samen met webbrowsers, smartphones en zakelijke producten.

De zakelijke telefoonsystemen van Vonage zijn perfect voor middelgrote bedrijven die hun VoIP-telefoonsysteem afstemmen op apparaten die op internet werken.

Het helpt de ondernemingen ook om telefonisch, via sms of via videoconferenties verbinding te maken, waardoor de receptionisten veel tijd besparen.

Oproepaankondiging, optie niet storen of screening naar de optie om verschillende apparaten op één extensie aan te sluiten, behoren tot de belangrijkste functies. Accountmanagers kunnen oproepen beheren via de beheerdersportal en oproepopnamen evalueren, de zichtbaarheid van het dashboard wijzigen en meer.

Ze kunnen ook factuurgegevens bekijken en inbelbeperkingen op de portal repareren. Naast desktopoplossingen kunnen gebruikers ook de mobiele app downloaden voor eenvoudige toegang. Het kan ook worden gesynchroniseerd met Google, Outlook of CRM.

Prijs: vanaf $ 19, 99.

• LEES OOK: 5 beste vrije tijd software om uw werknemers tevreden te houden

GoCanvas

Gegevensinvoer en contactbeheer zijn een van de cruciale aspecten van het receptiepersoneel. GoCanvas is een van de beste front-office beheersoftware die gebruikers helpt hun werk binnen enkele minuten af ​​te ronden.

Het wordt geleverd met krachtige functies voor organisaties door gebruikers te helpen bij het maken en invullen van onbeperkte formulieren. Als bonus kunnen gebruikers ook onbeperkte gegevens opslaan.

Het biedt een tool voor slepen en neerzetten waarmee gebruikers hun eigen mobiele apps kunnen maken zonder codering of programmering. Het stelt gebruikers ook in staat om met één klik afbeeldingen vast te leggen voor het controleren van tools of het controleren van neushoorns.

Bovendien kan het een verkooporder helpen bevestigen door eenvoudig een handtekening op uw smartphone te krijgen.

Canvas helpt ook met berekeningen om de orderprijs correct te schatten. Bovendien? Het houdt gebruikers op de hoogte van de apparatuur of de locatie van het teamlid met GPS-tracking.

Barcodescannen met één klik, naadloze assimilatie van mobiele betalingen en het uploaden van klantendatabases in andere apps zijn enkele van de andere opvallende kenmerken.

Prijs: gratis proefversie beschikbaar; versie op ondernemingsniveau begint vanaf $ 45.

LEES OOK: 5 onboardingsoftware om nieuwe medewerkers te verwelkomen in 2019

Vriendelijk digitale receptioniste

Greetly Digital Receptionist is een app voor bezoekers die gebruikers helpt meer gedaan te krijgen. De administratie is een kritisch en complex onderdeel van elke organisatie en vereenvoudigt de workflow met automatisering eenvoudig.

Van het beheren van de receptie tot het regelen van vergaderingen of een reisschema, deze software helpt alle multi-tasking te vereenvoudigen en tijd te besparen.

Deze front office management software is bedoeld om geld te besparen, de efficiëntie te verhogen en tegelijkertijd een hoge mate van maatwerk te bieden. Het werkt op een cloud-gebaseerd bezoekerslogboek en is altijd beschikbaar voor extra gemak.

Bovendien verzendt het directe waarschuwingen via een spraakbericht, e-mails, sms-berichten of het gebruik van Slack.

Prijs: 14 dagen gratis op proef beschikbaar; begint vanaf $ 99 / maand.

• LEES OOK: 4 beste planningssoftware voor restaurantmedewerkers voor 2019

Jive Voice

Jive Voice is een andere cloudgebaseerde en geïntegreerde geautomatiseerde rec

Deze receptionistsoftware is geschikt voor verschillende bedrijven van elke omvang. Van voicemailboxen tot virtuele receptionistsoftware, het biedt een reeks gehoste VoIP-suites. Dit auto attendant-systeem beheert en werkt het telefoonsysteem in realtime bij. Dit kan via een internetondersteund apparaat met behulp van de website van Jive.

De visuele kiesplan-editor van de app helpt het telefoonsysteem op een geweldige manier in te stellen. Het helpt vooraf schema's te maken met behulp van een aangepast kiesplan dat automatisch wordt ingeschakeld zodra de gebruiker is vertrokken. Gebruikers kunnen ook aangepaste begroetingen toevoegen en tegelijkertijd het schema voor de hele dag in één keer toevoegen.

Een van de andere belangrijke functies is Find Me / Follow Me waarmee gebruikers de inkomende oproepen naar verschillende telefoons in een bepaalde opstelling kunnen leiden. Dit helpt individuele gebruikers om een ​​exclusieve gespreksstroom op te bouwen terwijl ze overschakelen naar hun extensie.

Prijs: vanaf $ 19, 95.

• LEES OOK: 5 geautomatiseerde CRM-software die elk bedrijf zou moeten gebruiken

Hootsuite

Het beheren van de receptie gaat niet alleen over het bijwonen van oproepen of het beheren van bezoekers. Maar het gaat ook over het vinden en maken van een klantendatabase en een van de beste manieren om dit vandaag te doen is via sociale media.

Hootsuite is ongetwijfeld een van de toonaangevende software die gebruikers helpt hun sociale media op één plek te beheren. Op deze manier verdubbelt het als een competitieve front office management software die receptionisten helpt de sociale media te pakken te krijgen.

De software is ontworpen om tijd te besparen door gebruikers te helpen hun sociale berichten te plannen. Het helpt hen te allen tijde actief te blijven op sociale mediaplatforms door automatisch meerdere berichten op alle sociale accounts tegelijk te plannen.

Het houdt gebruikers ook op de hoogte met vooraf geautoriseerde inhoud die het team kan posten. De gegevens worden opgeslagen in het cloudbestand van de gebruiker.

Bovendien? Het stelt gebruikers ook in staat om het effect van sociale media-promoties te schatten met gedetailleerde rapportage. Bovendien kunnen gebruikers ook chats op sociale media zoeken en filteren met behulp van hashtags, trefwoorden en ook locatie.

Gebruikers kunnen gesprekken in verschillende talen vinden. Dit helpt hen inzicht te krijgen in wat anderen over hun merk, enz. Hebben.

Prijs: 30 dagen gratis op proef beschikbaar; daarna geprijsd op $ 5, 99 / maand.

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, heeft een receptioniste bij de receptie veel dingen te beheren. Van bezoekersbeheer, het bijwonen van klantgesprekken, het plannen van vergaderingen, lunches of reisplannen tot het beheren van de klantendatabase, er moet nog veel worden gedaan.

Dit zijn enkele van de best geautomatiseerde receptionistsoftware waarmee ze tijd kunnen besparen en dingen eenvoudiger kunnen maken. Begin ze dus in uw bedrijf te implementeren voor een verhoogde productiviteit.