In de moderne, competitieve zakenwereld worden alle organisaties geconfronteerd met nieuwe uitdagingen met betrekking tot duurzame productiviteit en het creëren van de meest betrokken medewerkers. Het bereiken van de doeloutput in elke organisatie hangt vooral af van de consistentie van het productiviteitsniveau van de werknemers.

In de zakelijke omgeving van vandaag kan geen enkele organisatie op het hoogste productiviteitsniveau presteren, tenzij alle werknemers zich inzetten om de organisatorische niveaus voor productiviteit te verbeteren. Dit betekent dat de werknemers zullen bijdragen aan de groei van het bedrijf.

Maar helaas hebben sommige bedrijfseigenaren de neiging om de dagelijkse productiviteit van hun werknemers niet te volgen, en het resultaat is dat hun werkprestaties nadelig zijn voor de groei van het bedrijf en dit ding zal niet kunnen worden gedetecteerd en gecontroleerd.

Zoiets zou het vermogen van het bedrijf om zijn doelstellingen te bereiken, aantasten. Maar dankzij de technologie en de softwaretools voor het bewaken van de productiviteit van werknemers, hoeven organisaties niet te wachten op de beoordelingsprogramma's van werknemers die veel te lang duren om te weten hoe het met hen gaat op het werk.

Voornaamste redenen voor het gebruik van software voor werknemersmonitoring

E-mails zijn de belangrijkste bron van gegevensinbreuken voor bedrijven omdat werknemers informatie moeten uitwisselen via zakelijke correspondentie, dus het is van cruciaal belang om gegevens te beveiligen en te volgen wanneer u zich moet houden aan de HIPAA-wetgeving, GRAMA-aanvragen en FINRA-voorschriften.

Er zijn enkele eenvoudige e-mailbewakingsoplossingen op de markt beschikbaar die u helpen de e-mails van werknemers te controleren om ervoor te zorgen dat kritieke gegevens niet doelbewust of onbedoeld worden gedeeld. Programma's voor werknemersmonitoring omvatten e-mailmonitoringsmogelijkheden en meer hulpmiddelen voor het monitoren van andere activiteiten van de werknemers terwijl zij hun werk doen.

Een ander centraal aspect van werknemersbewakingssoftware is de capaciteit om hun activiteit te controleren tijdens het gebruik van de bedrijfsapparatuur, zoals laptops en desktops. Met dergelijke oplossingen kunt u zien welke websites door uw werknemers worden geopend, wie de werknemers zijn die meestal bestanden downloaden en wanneer ze USB-schijven aansluiten of verwijderen.

Deze hulpprogramma's kunnen u ook waarschuwen wanneer naar bepaalde zoekwoorden wordt gezocht die uw bedrijf zorgen baren en deze omvatten zoeken naar een baan, zoeken naar pornografie of zoekopdrachten met betrekking tot concurrerende contacten.

De beste hulpmiddelen voor het bewaken van de werkplek bieden u administratieve controle waarmee u dergelijke activiteiten kunt blokkeren en ook de toegang tot ongepaste of onbeveiligde websites kunt beperken. U kunt met succes hulpmiddelen gebruiken om het werk van uw werknemer te volgen en uit te vinden wat een werknemer tegenwoordig doet.

Waar moet u juridisch en technisch rekening mee houden?

Monitoring van e-mails van werknemers lijkt misschien een inbreuk op de privacy van werknemers, maar het Amerikaanse Hooggerechtshof oordeelde in 2010 dat het legaal is voor organisaties en bedrijven om toezicht te houden op de acties van werknemers terwijl ze aan het werk zijn en terwijl ze het bedrijf gebruiken 'uitrusting. Dit omvat pagers, laptops, USB-drives en mobiele apparaten. Programma's voor het bewaken van sleutellogboeken en voor het vastleggen van wachtwoorden kunnen worden gebruikt, zelfs als er enige ethische controverse bestaat over het onderwerp van hun gebruik.

Het is belangrijk om te onthouden dat de federale overheid geen beperkingen oplegt aan het toezicht op het internet van werknemers. Aan de andere kant zijn er enkele individuele staten die bescherming voorop stellen.

Meer en meer staten eisen momenteel van werknemers dat zij hun werknemers op de hoogte brengen voor het geval hun bedrijf de online activiteiten van werknemers controleert en dit omvat toetsaanslagen en e-mails. Dergelijke meldingen kunnen worden bekendgemaakt in het werknemershandboek of als e-mailherinnering.

Stealth-modus versus transparante modus

Wanneer werkgevers dergelijke monitoringtools gebruiken, kunnen ze kiezen voor stealth of transparante modus.

De Stealth-modus wordt ook wel de stille modus genoemd en dit betekent dat de werknemers niet kunnen zien dat ze worden gemonitord. Hoogwaardige monitoringtools zullen ongezien en ongemerkt door werknemers worden uitgevoerd.

Dankzij de transparante bewakingsmodus kunnen uw werknemers het bewakingsprogramma op hun systemen zien. Dergelijke software vereist installatie op elke individuele computer, inclusief de beheerportal. Dit zal niet zo eenvoudig zijn als de stealth-modus, omdat de beheerders elk rapport van elk systeem moeten controleren om te zien hoe het met de werknemers gaat.

Hoe werken monitoringtools?

Trackinghulpmiddelen voor werknemers moeten op meerdere systemen worden geïnstalleerd, waaronder een centraal station voor het geval werkgevers willen dat ze niet worden opgemerkt door gebruikers. Om dit type tool goed te laten werken, moet u eerst de firewall uitschakelen en deze wordt weer ingeschakeld zodra het installatieproces is voltooid.

Aan de andere kant is het vrijwel onmogelijk voor het programma om te werken zonder extra patches en programmering om PC-monitoring software in staat te stellen om het programma te omzeilen. Hierdoor wordt een gat in het beveiligingssysteem doorboord en wordt het netwerk kwetsbaar voor allerlei soorten malware, virussen, spyware, enzovoort.

Wees voorzichtig met vermomde virussen

Je moet je bewust zijn van het feit dat er veel tools voor het bewaken van werknemers zijn die eigenlijk vermomde virussen zijn en hoewel ze je mogelijk keylogging en het vastleggen van wachtwoorden bieden, verzamelen ze ook de gegevens achter de schermen en verkopen ze om de organisatie beveiliging. De meeste hulpprogramma's voor het bewaken van de activiteiten van werknemers kunnen rond de firewall werken, maar het is nog steeds mogelijk dat sommige bedreigingen onopgemerkt blijven.

De software implementeren: Cloud en on-premises

Een ander belangrijk aspect om te overwegen is de manier waarop u de software implementeert. On-premises is de meest gebruikte optie en de meeste tools bieden deze aan. Hiermee kunt u het programma en de gegevens die het verzamelt op uw eigen server hosten. Deze oplossing vereist een beetje meer IT-kennis en het kan langer duren om in te stellen. Cloudoplossingen zijn daarentegen eenvoudiger te beheren en kunnen sneller worden ingesteld dan de lokale implementatie.

Oplossingen die aan uw behoeften voldoen

Ouderlijke software en bewakingssoftware zijn twee oplossingen die het gebruik van personal computers bewaken. Ze zijn allebei geïnstalleerd en gebruikt op een enkele computer, en ze vormen niet dezelfde bedreigingen als de e-mailbewakingshulpmiddelen, zoals we al zeiden, werk rond firewalls.

Bewakingssoftware en ouderlijke software worden geleverd met extra opties die zijn ontworpen om cyberaanvallen te voorkomen, samen met hulpmiddelen voor het bewaken van kinderen en echtgenoten wanneer ze online gaan.

Er zijn veel bedrijven die ook op zoek zijn naar e-mailsoftware en naar apps die uitgaande en inkomende berichten controleren op spyware, virussen en Trojaanse paarden.

Er is ook e-mailversleutelingssoftware die persoonlijke gegevens en kritieke informatie kan beschermen wanneer deze naar externe ontvangers worden verzonden. Dergelijke tools zorgen ervoor dat de gevoelige gegevens alleen worden geopend en gebruikt door personen die de informatie echt nodig hebben, terwijl ze ook zo veilig mogelijk worden bewaard.

Hier zijn de vijf beste keuzes om de activiteit van werknemers te controleren:

Teramind

Teramind biedt software die het proces van het verzamelen van gebruikersgedrag van werknemers op pc's stroomlijnt om verdachte activiteiten te identificeren, efficiëntie en effectiviteit te controleren, mogelijke bedreigingen te detecteren en naleving van de branche te waarborgen. De missie van Teramind is het verminderen van beveiligingsincidenten door realtime toegang te bieden tot gebruikersactiviteiten door waarschuwingen, waarschuwingen, omleidingen en gebruikersvergrendelingen aan te bieden om bedrijven en organisaties zo veilig en zo efficiënt mogelijk te houden.

De software wordt geleverd in zowel lokale als cloudgebaseerde implementatie-opties om te voldoen aan de vereisten van elke organisatie.

Teramind kan met succes identificeren welke gebruikers het meest risicovol zijn voor uw bedrijf door de trends in hun gedrag te analyseren. U kunt controleren welk specifiek beleid ze hebben geschonden en vervolgens informeren om toekomstige incidenten te voorkomen.

Met deze tool kunt u ook regels schrijven die reageren op waarneembare gebruikersactiviteiten, zoals het blokkeren van een e-mail of het waarschuwen wanneer een bepaald document wordt afgedrukt. Je hebt ook de mogelijkheid om alle activiteiten op te nemen en te loggen, en ze spelen het af als een video en analyseren sessiemetadata.

Om aan de slag te gaan met de software moet u deze stappen volgen:

• Meld u gratis aan bij Teramind Basic Cloud-monitoringsoftware voor werknemers.
• Installeer de bewakingsagenten op de machines die u wilt bewaken en kies voor volledige of deeltijdopties voor besturing.
• U moet elke waarschuwings- en bewakingsinstelling aanpassen om het platform aan uw behoeften aan te passen.
• U hebt toegang tot alle functies van het softwareplatform voor unieke bewakingsmogelijkheden die zowel de beveiliging als de productiviteit verbeteren.

HipChat

HipChat werkt redelijk goed als een aanvullend hulpmiddel voor WorkZone-achtige platforms. Dit is een tijdmanagementtool die in wezen een instant messenger is die is gebouwd voor werkplekken. U kunt het gebruiken om permanente chatrooms of 1-op-1-communicatie in te stellen.

Een van de meest handige functies is een complete chatgeschiedenis en nu moeten de werknemers die een vergadering op HipChat hebben gemist, niet langer iemand anders onderbreken om in te halen, ze moeten gewoon de sessie opnieuw bezoeken en er snel doorheen bladeren.

Deze tijdregistratiesoftware is een belangrijk hulpmiddel om de dagelijkse taakprestaties van werknemers te controleren en het kan een kans blijken te zijn om te bepalen welke strategieën tot de meeste productiviteit leiden.

WorkiQ

WorkiQ is een hulpmiddel dat het computergedrag van werknemers volgt en rapporten verstrekt over hun tijd besteed aan niet-productieve en productieve toepassingen. Het dashboard van de tool biedt duidelijke visuals die u vertellen welke werknemers en actief betrokken zijn bij hun werk en welke voortdurend worden afgeleid.

Deze tool biedt u de mogelijkheid om allerlei activiteiten te categoriseren, processen in alle applicaties te volgen en te vergelijken hoe verschillende gebruikers vergelijkbare werkeenheden verwerken. De managementdashboards bieden de volgende voordelen:

• Identificeren van onproductief gedrag op het moment van optreden
• Productief gedrag herkennen en belonen
• Vergelijking van de werkelijke productiviteit van werknemers, inclusief de mix en de complexiteit van het werk dat werknemers afhandelen
• Externe medewerkers beheren
• Identificeren van toppresteerders om hun processen in de loop van de tijd te kunnen repliceren
• Verbetering van de werkverdeling door de identificatie van onderbenutte vaardigheden of overwerkte werknemers

DeskTime

DeskTime is een eenvoudige en veilige tijdregistratie-app waarmee u de efficiëntie en productiviteit van uw bedrijf kunt verhogen. Met deze tool kunt u dagelijkse activiteiten, ziekteverzuim, overwerk en vakanties van uw werknemers eenvoudiger volgen. U krijgt een duidelijk overzicht van de workflow van uw team. Met DeskTime kunt u apps, URL's en ook offline tijd bijhouden en hebt u ook toegang tot gedetailleerde gegevens over de manieren waarop uw werknemers apps en websites gebruiken en wat ze doen als ze niet online zijn.

De tool biedt uw automatische screenshots en activiteitsratentrackers waarmee u de tijd kunt volgen die u aan afzonderlijke projecten hebt besteed. DeskTime biedt diepgaande inzichten en rapporten voor facturering, en u kunt het gebruiken om eenvoudig aan te passen, CSV-rapporten te downloaden en te verzenden om uw klanten de meest precieze informatie te geven over de hoeveelheid werk en tijd besteed aan alle projecten die door het bedrijf zijn ontwikkeld.

U kunt vanaf uw mobiele telefoon en vanaf uw desktop toezicht houden op lokale en externe teams en op deze manier kunt u tijd besparen door de rapporten over de prestaties van uw bedrijf te bekijken terwijl u onderweg bent. Het ondersteuningsteam van de tool is beschikbaar via chat, voicemail en ook e-mail. Het team van DeskTime volgt de industriële beveiligingsstandaarden om de persoonlijke informatie die ze krijgen te beveiligen.

Asana

Asana is een tool die taken, projecten, dashboards en gesprekken aanbiedt om teams in staat te stellen hun werk efficiënter van start tot finish te verplaatsen. U kunt het gebruiken om de voortgang van elk project te bekijken zonder een statusvergadering in te plannen of zonder e-mails te hoeven verzenden. Met deze tool kun je aangepaste velden gebruiken om alles bij te houden dat voor jou van groot belang is, of het nu gaat om bugs, sollicitanten of leads.

U kunt uw taken organiseren in gedeelde lijsten of boards voor al uw vergaderingen, programma's en initiatieven. Met de secties en kolommen kunt u Asana aanpassen om aan uw workflows te voldoen en structuur aan al uw projecten toe te voegen.

Je kunt het werk van een taak opsplitsen in kleinere delen of het werk verdelen over meerdere projecten en wanneer een enkele taak een groot en belangrijk initiatief wordt, kun je er snel een project van maken.

Het gedrag van werknemers is onvoorspelbaar en met behulp van deze geweldige tools kunt u hun efficiëntie op het werk en de algehele productiviteit van uw bedrijf verhogen. Blader door ze allemaal en kies uw favoriete, afhankelijk van uw behoeften. We garanderen de hoge kwaliteit voor alle tools die we hierboven hebben besproken om de activiteiten van uw werknemers op het werk te controleren.